Verwaltung
Im Vordergrund steht immer die Verbesserung der Informationsbereitstellung, die Beschleunigung von Arbeitsprozessen, die Übernahme von unnötigen, durch papiergebundene Organisation bedingten Routinetätigkeiten, die Schaffung von neuen Dienstleistungsangeboten, die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit und damit auch die Sicherung von Arbeitsplätzen.
„Ich kann soviel automatisieren, soviel erleichtern, dass alles wie von selber geht!“
Ansprüche, die vielleicht von der Geschäftsführung oder von der Verwaltungsdirektion gestellt worden sind, werden nicht beim ersten Anlauf in Erfüllung gehen. Deshalb gilt es, zyklisch die Lösung im Realbetrieb zu verbessern, ohne dass gleich das gesamte Programm, die gesamte technische Umgebung und bereits gespeicherte Informationen davon betroffen sind.
Die Akzeptanz einer Lösung hängt von vielen Faktoren ab – der wichtigste ist in der Regel, dass eine wirkliche Verbesserung und Erleichterung bisheriger Arbeitsweisen erreicht wird. Denn wir müssen bei der Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen immer berücksichtigen, dass die bisherigen, lieb gewonnenen Arbeitsweisen mit Papierordnern, Mappen usw., abgelöst werden. Die Mitarbeiter haben häufig eine sensitive, geradezu taktile Beziehung zur Information, die sich beispielsweise folgendermaßen ausdrückt: „Ich weiß doch, in welchem Aktenordner die Information steht.“ Oder: „Ich kenne doch den Vordruck, der hat immer einen roten Rand, den picke ich doch sofort aus allen Akten raus.“ Dieses direkte Wissen um den Standort und die Bezüge zwischen Informationen ist in einem elektronischen System nicht mehr gegeben. Es gilt daher ein Vertrauensaufbau zum Anwender zu schaffen, der Zeit gibt, die geänderten Informationswege und -orte zu akzeptieren, mit der Erkenntnis, dass alle Informationen auch mit dem neuen System zur Verfügung stehen – nur ein wenig anders, etwas effektiver, deutlich umweltschonender und im Idealfall viel schneller.
Eine besondere menschliche Herausforderung hierbei ist lieb gewonnene Ordnungssystematiken zu verlassen, um effizient mit den neuen Systemen arbeiten zu können. Ein wichtiger Punkt ist hier die Ablösung der bisher monostrukturierten Ablagesystematik durch den datenbankgestützten Zugriff nach beliebigen Kriterien in einem Dokumentenmanagement-System. Dies bedeutet, dass die eingesetzte Lösung einen „Spagat“ vollbringt: einerseits Schaffung von Akzeptanz der Anwender durch Nähe zur bisherigen Arbeitsweise und andererseits Erhöhung der Arbeitseffizienz durch die Überwindung der bisherigen Arbeitsweise.
Prozesse vereinfachen unser Leben und das Zusammenspiel der Gemeinschaft.